TCO - Total Cost of Ownership

Total Cost of Ownership (TCO, Gesamtkosten des Betriebs) ist eine finanzielle Berechnung, die Käufern und Eigentümern helfen soll, die direkten und indirekten Kosten eines Produkts oder Systems zu bestimmen. Es handelt sich dabei um ein Abrechnungsverfahren, das in der Vollkostenrechnung verwendet werden kann. Die TCO Analyse kann auch bei ökologisch-wirtschaftlichen Themen behilflich sein. In diesem Fall kann die Analyse auch gesellschaftliche und umweltliche Kosten beinhalten.

Bei der Fertigung in Produktionsbetrieben geht die TCO Analyse über die reinen Herstellungskosten hinaus und umfasst beispielsweise auch die Logistik, Opportunitätskosten sowie Anreize für alternative Ansätze.  

Wenn TCO in einer Kosten-Nutzen-Analyse einbezogen wird, bietet es eine Kostenbasis für die Bestimmung des gesamten wirtschaftlichen Werts einer Investition.
Beispiele hierfür sind: ROI (Return on Investment), interner Zinsfluss, Economic Value Added (Geschäftswertbeitrag), und Amortisation.

Eine TCO-Analyse umfasst die Gesamtkosten für Anschaffung, Betrieb sowie die Kosten für den Austausch oder die Aufrüstung am Ende des Lebenszyklus. Sie wird verwendet, um die Rentabilität einer Kapitalinvestition zu messen. Ein Unternehmen kann TCO als Produkt- / Prozessvergleichstool verwenden. Es wird auch von Bondmärkten und Finanzierungsagenturen genutzt. Die Gesamtbetriebskosten beziehen sich direkt auf die Gesamtkosten des Unternehmensvermögens und der zugehörigen Systeme, Projekte und Prozesse. So kann ein Bild der Rentabilität im Zeitverlauf entstehen.

Das TCO Konzept wird verwendet, um alle direkten und indirekten Kosten, die mit dem Besitz einer Investition oder Anschaffung verbunden sind zu analysieren und mit Alternativen zu vergleichen. Dabei wird die gesamte Lebensdauer des Vermögenswerts analysiert. Diese beginnt mit der Anschaffung und beinhaltet den Betrieb, die Aufrechterhaltung sowie Aktualisierung, Ersatz oder Entsorgung.  

Direkte Kosten sind normalerweise diejenigen, die innerhalb eines Budgets geplant sind, in dem Bestellungen generiert und Rechnungen bezahlt werden. Dadurch sind diese Kosten leichter zu identifizieren und zu verfolgen als indirekte Kosten.

Indirekte Kosten sind in der Regel verborgen und nicht in einem Budget enthalten, wodurch sie schwieriger zu messen und zu quantifizieren sind. Oft werden sie nicht in die Gesamtbetriebskosten des Geräts einbezogen. Doch selbst wenn diese Kosten zu Beginn eines Projekts berücksichtigt werden, werden sie nur sehr selten über die Lebensdauer der gekauften Geräte überwacht. Oft wird nicht sichergestellt, dass sie den ursprünglichen Annahmen entsprechen.  
Der Kauf einer Etikettiermaschine ist beispielsweise ein direkter Kostenfaktor, ebenso wie die Servicekosten. Wenn es jedoch zu einer Rückgabe an den Hersteller bei einem Garantiefall kommt, sind Versandkosten und Kosten, die durch Ausfallzeiten entstehen, als indirekte Kosten zu verstehen.

Mithilfe einer TCO Analyse können Investitionen detailliert und tiefgehend berechnet werden. Unterschiedliche Anbieter und alternative Lösungswege können objektiv miteinander verglichen werden.

Ein Nachteil dagegen ist, dass es keine grundlegende Methodik zur Kalkulation indirekter Kosten gibt. Die Kalkulation beruht auf vielen Annahmen, was viele alternative Kalkulationen sowie Empfindlichkeitsanalysen notwendig macht. Zudem werden Kosten für die Infrastruktur des Unternehmens sowie Stromkosten und Mietkosten nicht oder nur in geringem Umfang betrachtet.

Bei C-Teilen sind die meisten Kosten (abgesehen vom Kaufpreis) indirekte bzw, versteckte Kosten. C-Teile haben einen geringen Einkaufswert, aber einen hohen Beschaffungsaufwand, da sie oft bestellt werden.

Indirekte Kosten im C-Teile Bereich können folgende Punkte umfassen:

• Bestandserfassung & Bestellung
• Annahme von Lieferungen
• Auspacken von Lieferungen
• Einschlichtung der C-Teile im Lager
• Intralogistischer Transport

Um signifikante Kostenersparnisse in diesem Bereich zu erwirken, ist die genau Analyse aller indirekten Kosten notwendig.

TCO (Total Cost of Ownership) ist eine erprobte Methode, die Kostenstruktur zu erfassen und die Prozesskosten mit geeigneten Lösungen zu senken. Die TCO Analyse gibt Ihnen die notwendigen Informationen, um unterschiedliche Lösungen untereinander zu vergleichen.

Wenn Sie eine TCO-Bewertung durchführen, verfügen Sie über die erforderlichen Informationen, um festzustellen, ob die folgenden Bereiche optimiert werden müssen.

Eine TCO Analyse sollte Sie in die Lage versetzen Optimierungspotenziale in folgenden Bereiche identifizieren zu können:

• Lieferanten
• Bestellhäufigkeit
• Bestellwert
• Bestellmethode
• Fertigung
• Qualitätsmanagement
• Bedienung
• Administrator

Kosteneinsparungsmöglichkeiten finden sich an überraschenden Orten, und jedes Detail kann sich auf die Gesamtbetriebskosten Ihrer C-Teile auswirken.

Eine TCO Analyse kann Ihnen beispielsweise dabei helfen den richtigen Lieferanten anhand anderer Kriterien, wie den Prozesskosten zu wählen.

Zeigt Ihre TCO Analyse, dass die manuellen und analogen Bestellprozesse in Ihrem Unternehmen besonders hohe Kosten verursachen, so können Sie diese Erkenntnis dazu nutzen, um in die Automatisierung dieser Prozesse zu investieren. Eine mögliche Lösung dafür wäre ein System, das eine vordefinierte Menge neuer Teile automatisch bestellt, sobald ein minimaler Lagerbestand erreicht ist.

Ihre Gesamtbetriebskostenanalyse könnte Sie beispielsweise darauf aufmerksam machen, dass Montagetätigkeiten überdurchschnittliche Kosten verursachen. Eine sehr kleine Entscheidung könnte hier bereits den Unterschied ausmachen. Beispielsweise könnten Sie auf vorbeschichtete Schrauben umstellen und so Zeit, Schmiermittel und Bürsten einsparen. Sie könnten auch die Anzahl ihrer Lieferanten von Normteilen reduzieren und so Zeit beim Bestellprozess inklusive Rechnungsprüfung sparen.

Damit Sie das meiste von einer TCO Analyse für Ihr Unternehmen herausholen, ist es wichtig vor Allem indirekte Kosten unter die Lupe zu nehmen. Dazu sollte das TCO Verfahren an Ihren individuellen Unternehmenseigenschaften angepasst werden. Nur so können Sie effektive Einsparungsmöglichkeiten auf Prozessebene finden und Ihre C-Teile Gesamtkosten signifikant reduzieren.

Die Herausforderung bei der Erstellung einer TCO Analyse besteht darin, die relevanten direkten und indirekten Kostentreiber zu identifizieren. Die Kostentreiber werden dabei in produktspezifisch, marktspezifisch und lieferantenspezifisch unterteilt.

Im ersten Schritt wird Ihre Beschaffung im Detail analysiert. Dabei werden Strategie, Produktstruktur, Lieferanten und Märkte in Betracht gezogen.

In diesem Schritt wird die zu analysierende Beschaffung definiert. Gut geeignet, aufgrund des großen Optimierungspotenzial sind Beschaffungen mit hohem Volumen und geringem Preis, wie C-Teile.

An dieser Stelle werden alle Kostentreiber identifiziert und alle unternehmensweiten Kostenwirkungen analysiert. Hierzu ist es notwendig alle Prozesse, die mit der Beschaffung in Verbindung stehen genau durchzugehen.
Anschließend werden alle Kostentreiber quantitativ bewertet.

In diesem Schritt werden alle zuvor ermittelten Kostentreiber und Werte für die verschiedenen Vergabealternativen gegenübergestellt, damit eine Entscheidung getroffen werden kann.

Eine Sensibilitätsanalyse kann an dieser Stelle helfen, die Auswirkung unterschiedlicher Annahmen und Kostengrößen zu untersuchen. Bei der Wahl eines Lieferanten ist es besonders wichtig, die Annahmen des Lieferanten zu untersuchen und die Auswirkung dieser auf die Gesamtkosten in Betracht zu ziehen. Zu optimistische Annahmen eines potenziellen Lieferanten können zu einer Fehlentscheidung führen.

Nach einem erfolgreich abgeschlossenen Pilotprojekt, sollte das TCO Verfahren standardisiert werden, um in weiterer Folge schnell und effizient bei weiteren Beschaffungsentscheidungen eingesetzt werden zu können.


Wir bei DEXIS Austria sind Spezialisten für effiziente Beschaffungslösungen für den MRO Einkauf als auch für die OEM-Beschaffung von technischem Industriebedarf. Wir helfen unseren Kunden nachhaltig Prozesskosten zu sparen. Um die Beschaffung bei Kunden so schlank und effizient wie möglich zu machen und den manuellen Aufwand zu minimieren setzen wir die TCO-Analyse ein.