Zeitfresser & Kostentreiber im Einkauf - eProcurement als Lösung

C-Teile effizient einkaufen & Kosten sparen mit digitalem B2B-Einkauf

 

Kompliziert, komplex und manuell

Die Einkaufsabteilung spielt in vielen Unternehmen eine essenzielle Rolle, die Wertschöpfung und Unternehmenserfolg beeinflussen.

Nach wie vor werden viele Ressourcen für Produkte und Dienstleistungen für den direkten (Materialien, die in den Produktionsprozess einfließen) und indirekten Einkauf (Materialien, die nicht in den Produktionsprozess einfließen) aufgewendet. Oft ist die Beschaffung dieser Produkte kompliziert und somit kostspielig. Besonders aufwändig ist die Beschaffung besonders bei Artikeln mit geringem Wert und hoher Einkaufsfrequenz – den sogenannten C-Teilen.

Papierchaos

In der Folge werden Mitarbeiter und Geld in unproduktiven Funktionen eingesetzt, um die bestehenden Prozesse des laufenden Betriebs am Laufen zu halten. Z.B. Anfragen von Angeboten. Abwickeln von Bestellungen und Status prüfen. Viele Unternehmen verwenden noch komplizierte Formulare und Freigabeprozesse, Lieferscheine in Papier oder unausgereifte elektronische Datenaustausche mit Excel-Listen oder zusätzlicher manueller Eingabe. Diese Prozesse machen die Versorgungskette mit Waren ineffizient und begrenzen den Wirkungsgrad und damit auch die Flexibilität eines Unternehmens.

So sieht ein klassischer, operativer Beschaffungsprozess aus:

  1. Ermittlung des Bedarfs
  2. Kontrolle des Bestands
  3. Budgetfreigabe
  4. Lieferantenauswahl
  5. Bestellung
  6. Überwachung des Bestellstatus
  7. Wareneingang
  8. Rechnungskontrolle und Zahlung

operativer Beschaffungsprozess

 

Diese Aufgaben im Einkauf sind sehr zeitintensiv und teuer:

  • Angebote von verschiedenen Lieferanten einholen und vergleichen.
    • Mehrere Angebote werden per eMail, Telefon bei Lieferanten angefragt. Die Antworten kommen unstrukturiert und müssen verglichen werden, um eine Entscheidung zu treffen.
  • „Maverick-Buying“
    • Einkauf von geringen Mengen und Sonderartikeln außerhalb bestehender Verträge, abgestimmter Preise und Zahlungsziele. Die Beschaffungskosten werden dadurch um ca. 15% erhöht.
  • Interne Genehmigungsabläufe und Freigaberegelungen.
    • Freigaben erfolgen mit persönlicher Unterschrift und können sich daher zeitlich verzögern.
  • Bestellungen aufgeben.
    • Bestellungen werden manuell ins eigene System eingetragen und zusätzlich als Auftrag an den Lieferanten übergeben.
  • Bestellstatus nachverfolgen, zeitgerechte Anlieferung nachverfolgen.
    • Der Status wird bei einzelnen Bestellungen und Artikeln per Telefon oder eMail angefragt.
  • Rechnungsprüfung und Zahlung an den Lieferanten.
    • Rechnungen werden per Post zugestellt oder ausgedruckt, mit Unterschrift freigegeben und dann von der Buchhaltung überwiesen.
  • Auswertungen auf Basis von Papierunterlagen nehmen viel Zeit in Anspruch.

 

Vereinfachen, reduzieren und automatisieren

Wie verbessern eProcurement-Lösungen den Einkaufsprozess?

  1. Der operative Einkauf wird von administrativen und nicht-wertschöpfenden Aufgaben entlastet. Dadurch ist es möglich sich auf den strategischen Einkauf zu konzentrieren.
  2. Die Beschaffungskosten bei Produkten, besonders C-Teilen, und Dienstleistungen werden reduziert. Das trägt positiv zum Unternehmensergebnis bei.
  3. Durch die Automatisierung werden Prozessabläufe beschleunigt.

 

Spürbare Kostenreduzierung

Was die Investition in eProcurement bringt bedarf einer Analyse der Prozesse, sowie der tatsächlichen Aufgaben im Einkauf. Bei einem Unternehmen mit ca. 200.000 Bestellvorgängen pro Jahr, dass mit einem Katalogsystem Beschaffungsprozesse automatisiert, standardisiert und aktiv seine strategisch wichtigen Lieferanten auswählt können lt. einer Case Study von OpusCaptia bis zu 5% bei den Einkaufspreisen jährlich eingespart werden.

Um diese Potenziale wirklich auszuschöpfen bedarf es einerseits den Mut und die Bereitschaft zur Veränderung im Unternehmen, sowie einen starken, erfahrenen Partner oder Lieferanten, der Unternehmen bei der Umsetzung unterstützt. Je nach Unternehmensgröße und technologischer Basis gibt es verschiedene Möglichkeiten für Optimierungen.

Sprechen Sie mit uns, um detaillierte Infos und Empfehlungen zu einem individuellen Lösungspaket zu erhalten und Prozesskosten zu sparen. Es lohnt sich!

 

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