eProcurement erklärt: Alles zum digitalen B2B-Einkauf!

 

eProcurement ist die elektronische Beschaffung von Produkten & Dienstleistungen im B2B. Erfahren sie alles über die Vorteile, den Nutzen, die Voraussetzungen und Beispiele aus der Praxis.

Was bedeutet eProcurement?

eProcurement, also die elektronische Beschaffung, ist ein Begriff aus dem professionellen Einkauf und bedeutet den B2B-Einkauf von Produkten und Dienstleistungen über das Internet. eProcurement-Lösungen verändern also die Tätigkeiten im Einkauf, wie man sie von früher kennt. (z.B. ausgedruckte Bestellformulare, Kataloge und Preislisten aus Papier). Ziel ist die Erhöhung der Effizienz und Zeitersparnis über den gesamten Beschaffungsprozess.

Wurden früher Geschäftsprozesse innerhalb des Unternehmens mit Hilfe von ERP-Systemen optimiert, so gewinnen heute unternehmensübergreifende und lösungsspezifische Prozesse eine immer größere Bedeutung.

 

eProcurement - Vorteile verstehen und nutzen

Durch eProcurement-Lösungen haben sowohl für Einkäufer (Kunden), also auch Verkäufer (Lieferanten wie Steyr-Werner) erhebliche Vorteile beim Beschaffungsprozess.

Konkret können Unternehmen die Zeit zwischen Angebot, Bestellung, Lieferung und Nachbestellung deutlich verkürzen. Die teuren manuellen Prozesse der Bestellung und Auftragserfassung, sowie Fehlerquoten durch Systembrüche (Lesefehler, Fehler bei der manuellen Erfassung, ...) entfallen. Das betrifft die Kommunikation zwischen Abteilungen oder vom Kunden zum Lieferanten.

eProcurement Vorteile

Verschiedene Bereiche, die man durch eProcurement optimieren kann

 

Alle Vorteile von eProcurement auf einen Blick:

  • Automatischer Ablauf von zuvor genau definierten Prozessen
  • Vereinfachung der Bestellprozesse durch die Standardisierung in der Beschaffung.
  • Zeit- & Kostenersparnis: Verkürzung der Beschaffungszeit, da die Systeme 7 Tage, 24 Stunden, unabhängig von Zeitzone und Land verfügbar sind
  • Reduzierung der überproportional hohen Transaktionskosten bei der Beschaffung von C-Teilen
  • Zentrale und sichere Verwaltung von Freigaberegelungen und Genehmigungsprozessen
  • Verkürzung der Genehmigungs- und Prozessdurchlaufzeiten
  • Kosteneinsparungen bei Arbeitszeit und Materialkosten wie Papier, Drucker, Portokosten
  • Schnell und flexibel Angebote recherchieren und Vergleichen
  • Kostentransparenz: Mit allen Produktinformationen und Preisen im Blick muss nicht jedes Mal ein Angebot eingeholt werden.
  • Höhere Datenqualität (z.B. Produktdaten, Produktbilder, …) im Unternehmen, sowie von Lieferanten und weniger Erfassungsfehler
  • Bessere Lieferantenintegration
  • Reporting: Die Daten der Bestellungen können den Einkauf unterstützen.
  • Ausgaben unter Kontrolle: Alle Kosten Ihrer Bestellungen und Aufträge sind in Ihrem Beschaffungssystem immer verfügbar.
  • eProcurement-Systeme sind weder branchen- noch größenabhängig. Sie sind quer über alle Branchen und Unternehmensgrößen einsetzbar.
  • Mehr Zeit um sich auf das Kerngeschäft zu fokussieren.
  • Erhöhung der Planungs- und Versorgungssicherheit
  • Gesteigerter Einsatz von Rahmenverträgen
  • Erhöhung der Markttransparenz
  • Besseres Image durch den Einsatz innovativer Technologien

 

Was es bei eProcurement zu beachten gilt!

  • Die Pflege eines eProcurement-Systems nimmt Zeit in Anspruch.
  • Elektronische Kataloge müssen regelmäßig aktualisiert werden.
  • Mitarbeiter müssen zur Nutzung des Systems eingeschult werden.
  • Sicherstellen der Mitarbeiterakzeptanz und eines sicheren Umgangs im Alltag der Einkäufer.
  • Neue Kompetenzen zur Wartung, Steuerung und Weiterentwicklung des eProcurement-Systems sind nötig.
  • Genaue Definition der Systemanforderungen, damit Schnittstellen optimal verbunden werden können.

Wir beraten sie bei Ihrer Digitalisierung und der Wahl der richtigen eBusiness-Lösung. Sie selbst müssen kein IT-Experte sein. Alles, was wir brauchen, ist ein Ansprechpartner auf Ihrer Seite. Gemeinsam finden wir die beste Lösung für Sie.

Werfen Sie einen Blick auf unsere Philosophie und sehen Sie, dass wir besonderen Wert darauf legen auf Augenhöhe MIT Ihnen einen Lösung zu finden. Uns ist kein Weg zu weit und wir legen wert auf individuelle und persönliche Betreuung. Das sagen auch unsere Kunden.

 

Voraussetzungen für eProcurement

Notwendige Standards für eProcurement

Miteinander kommunizierende Systeme benötigen technische und organisatorische Anforderungen, damit sie optimal funktionieren:

  • Produktidentifikation: Eine gemeinsame Identifikationsnummer zwischen Unternehmen und Lieferanten. Hier gibt es internationale Standards wie z.B. EAN, UPC. Die Basis ist die Artikelnummer des Kunden und die Artikelnummer von Steyr-Werner.
  • Klassifikationsstandards: Strukturieren von Produktdaten nach einheitlichen Kriterien für eine einfachere Suche. Z.B. eCl@ass, UN/SPSC
  • Nachrichtentypen: Das Format, in dem der Datenaustausch passiert und mit dem alle Beteiligten umgehen können. Z.B. CSV, XML, CSV, IDOC, EDIFACT
  • Übertragungswege der Transaktionen: Einheitliches Format für Transaktionsdokumente, die direkt von Maschinen verarbeitet werden können. Z.B. FTP, sFTP, FTPs, SMTP (= eMail)

 

Technische Anforderungen für eProcurement

Grundsätzlich wird für eine eProcurement-Lösung ein ERP-System benötigt. Ohne eProcurement-Lösung werden Informationen manuell in dieses System eingegeben. Diese Kommunikation zwischen zwei ERP-Systemen von verschiedenen Unternehmen bildet die Basis jedes eProcurement-Projekts. Es empfiehlt sich auf einheitliche und anerkannte Standards zu setzen. Das erleichtert die Umsetzung und auch den Aufwand bei der Integration einer eProcurement-Lösung in das eigene ERP-System.

Die 2 bekanntesten eProcurement-Lösungen im B2B-Bereich sind

Beide Lösungen können sehr gut miteinander kombiniert werden, um die Geschäftsprozesse eines Unternehmens zu digitalisieren. Beide Anbindungen verbinden Geschäftspartner für den Austausch von Informationen.

 

 

eProcurement-Lösungen im Überblick

Bei der konkreten Umsetzung vom eProcurement unterscheidet man 3 Modelle: Sell-Side, Buy-Side und Marketplace-Side

Sell-Side

Hier wird vom Lieferanten ein Zugang zu seinem System, zu entsprechender Hard- und Software bereitgestellt. Der Vorteil ist hier, dass der Kunden schnell und bequem einen Zugang bekommt. Nachteil ist, dass der Angebotsvergleich mit anderen Lieferanten in diesem geschlossenen System nicht möglich ist.

Beispiele:

 

Buy-Side

Unternehmen geben das System, das zur Beschaffung verwendet wird, Lieferanten vor. Das ist bei großen Unternehmen oder Gruppen von Unternehmen mit entsprechender Marktmacht möglich. Die Vorteile für Unternehmen sind eine leichtere Anpassung von Prozessen und eine einfache Verwaltung und Verteilung von Rechten. Leistungsstarke Lieferanten mit viele Erfahrung bei Kundenprojekten wie Steyr-Werner können mit diesen Anforderungen umgehen und Kunden auch beraten.

Buy-Side Lösungen bei Unternehmen sind beispielsweise Desktop-Purchasing-Systeme, auch eProcurement Systeme genannt. Ein so genanntes Desktop-Purchasing-System fasst die elektronischen Kataloge mehrerer Lieferanten zusammen. Desktop-Purchasing-Systeme sind einfach gestaltete Plattformen, auf die Mitarbeiter über ihren Desktop-PC zugreifen und mit den entsprechenden Rechten einfach Bestellungen aufgeben können. Verknüpft mit einem ERP-System sind diese einheitlichen Bestelloberflächen sehr praktisch.

Die Pflege der Lieferantenkataloge kann vom Unternehmen selbst gemacht werden oder an einen IT-Dienstleister übergeben werden. eProcurement-Systeme können Eigenentwicklungen, externe Software sein und werden mittlerweile auch von Procurement-Service-Provider als Komplettpaket angeboten. Z.B. SAP Ariba, Jaggaer, DIG, Newtron.

Beispiele:

  • OCI-Anbindung bei Steyr-Werner direkt an das eProcurement System eines Kunden oder über eine eProcurement Plattform wie z.B. Ariba, DIG, …
  • EDI-Anbindung mit Steyr-Werner

 

Marketplace-Side

Auf einem Marktplatz werden Lieferanten und Einkäufer zusammengeführt. Die Abläufe definiert der Marktplatz.

  • Großer Vorteil von Marktplätzen aus Einkäufersicht ist die große Auswahl von Lieferanten. Alles aus einer Hand spart Zeit und Kosten.
  • Aus Lieferantensicht bestehen die Vorteile darin, einen weltweiten Zugang zu Kunden zu haben, kein Marketingaufwand, geringer IT-Aufwand, geringes Risiko eines Kundenausfalls, kein Kundenservice nötig, rechtliche Unterstützung bei Fragen/ Problemen durch den Marktplatz.

Die Integration von Bestellungen in das ERP eines Kunden ist standardmäßig nicht komfortabel und bedarf oft einer manuellen Erfassung. Über Zusatzservices der Marktplätze kann die Arbeit erleichtert werden. Beispiele für B2B-Marktplätze: Mercateo, Werliefertwas

 

Perfekte Abstimmung für perfekte Prozesse beim eProcurement

Eine durchgängige Automatisierung von internen und unternehmensübergreifenden Geschäftsprozessen sorgt für Kostenreduktion und Qualitätsverbesserungen. Die Herausforderungen dabei sind die Vereinbarkeit der Prozesse, der Informationsaustausch und die Übergabe von Daten an den nächsten Prozessschritt. Wenn die Einkaufsprozesse digitalisiert werden, dann sind oft auch andere Bereiche im Unternehmen davon berührt. Fragen, die im Vorfeld beantwortet werden müssen, sind:

  • Was sind die genauen Anforderungen?
  • Welche Prozessschritte im Beschaffungsprozess sollen digitalisiert werden? Welche anderen Abteilungen sind im Prozess involviert?
  • Um welche Produktbereiche geht es? (C-Teile oder A-Teile)

 

Weitere Informationen:

6 Fragen, die ihnen helfen, die richtige eBusiness-Lösung zu finden

Die eBusiness-Lösungen von Steyr-Werner im Überblick

Lösungen im C-Teile Management

 

Wann und für welche Branchen ist eProcurement geeignet?

eProcurement-Lösungen eignen sich für jedes Unternehmen, dass seine Prozesse standardisieren und Kosten sparen will. Sie sind grundsätzlich weder branchen- noch größenabhängig und daher quer über alle Branchen und Unternehmensgrößen einsetzbar. eProcurement eignet sich sowohl für den MRO Einkauf als auch für die OEM-Beschaffung.

Sprechen Sie mit uns! Wir beraten sie gerne.

 

 

Best Practice im eProcurement

Mit eProcurement-Lösungen kann man verschiedene Bereiche des Beschaffungsprozesses elektronisch abbilden. Wir zeigen die verschiedenen Einsatzmöglichkeiten in allen Schritten bei der Beschaffung von Produkte und Dienstleistungen.

Bestandsmanagement

  • Erfassen der Artikel im eigenen System
  • Vereinfachte Erfassung der zu bestellenden Artikel mit Scanner
  • Vereinfachte Erfassung der zu bestellenden Artikel mit RFID-Lösungen
  • Automatische Bestellvorschläge
  • Automatische Nachbestellungen auf Basis von definierten Mindestmengen

Einkauf

  • Angebote einholen und vergleichen. Z.B. Online-Kataloge für Recherche, Interner Katalog mit Gesamtsortiment aller Lieferanten
  • Direkte Übernahme der zu bestellenden Artikel und Erfassung der Bestellung im eigenen System oder Fremdsystem
  • Direkte Übertagung der Bestellung an den Lieferanten. Z.B. Übertragung der Daten über das Internet, VPN, mit Schnittstellen
  • Reporting
  • Planung
  • Verschiedene Auswertungen auf Basis von elektronischen Daten
  • Genehmigungsprozesse
  • Freigaberegelungen und Genehmigungsprozesse zentral mit entsprechender Software definieren und verwalten.

Kommunikation mit Lieferanten, z.B. Steyr-Werner

  • Tracking des Bestellstatus. Z.B. elektronische Nachricht bei Änderung des Bestellstatus, Übermittlung des Lieferscheins
  • Der Lieferant übernimmt die Bestellung und bearbeitet diese sofort
  • Schnelle, digitale Auftragsbestätigung ohne Papier
  • Eigene Artikelnummern werden für die Bestellung verwendet
  • Kurze, schnelle Informationswege tragen zu einer kürzeren Lieferzeit bei.
  • Automatische Info zum Status der Lieferung (Paketverfolgung)

Lieferung und Warenannahme

  • Erfassung und Kontrolle der Warenanlieferung mit Scanner im eigenen System
  • Automatische Warenübernahme mit Lieferscheinen

Rechnung und Bezahlung

  • Rechnungsprüfung und Zahlung an den Lieferanten
  • Z.B. Signieren mit elektronischer Unterschrift, automatische Rechnungserstellung
  • Automatische Buchung und Rechnungserstellung im eigenen System
  • Automatische Rechnungskontrolle durch Vergleich von Preisen, Lieferschein und Rechnung
  • Automatische Rechnungserstellung, auch je Kostenstelle
  • Belegübergabe an Steuerberater

 

 

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