eProcurement erklärt: Alles zum digitalen B2B-Einkauf!

 

eProcurement ist die elektronische Beschaffung von Produkten & Dienstleistungen im B2B. Vorteile, Nutzen, Vorraussetzungen & Beispiele aus der Praxis.

 

eProcurement, also die elektronische Beschaffung, ist ein Begriff aus dem professionellen Einkauf und bedeutet der Einkauf von Produkten und Dienstleistungen über das Internet. eProcurement-Lösungen verändern also die Tätigkeiten im Einkauf, wie man sie von früher kennt. (z.B. ausgedruckte Bestellformulare, Kataloge und Preislisten aus Papier). Ziel ist die Erhöhung der Effizienz und Zeitersparnis über den gesamten Beschaffungsprozess.

Wurden früher Geschäftsprozesse innerhalb des Unternehmens mit Hilfe von ERP-Systemen optimiert, so gewinnen heute unternehmensübergreifende und lösungsspezifische Prozesse eine immer größere Bedeutung.

eProcurement – Vorteile verstehen und nutzen

Durch eProcurement-Lösungen haben sowohl für Einkäufer (Kunden), also auch Verkäufer (Lieferanten) erhebliche Vorteile beim Beschaffungsprozess. Konkret können Unternehmen die Zeit zwischen Angebot, Bestellung, Lieferung und Nachbestellung deutlich verkürzen. Die teuren manuellen Prozesse der Bestellung und Auftragserfassung, sowie Fehlerquoten durch Systembrüche (Lesefehler, Fehler bei der manuellen Erfassung, ...) entfallen. Das betrifft die Kommunikation zwischen Abteilungen oder vom Kunden zum Lieferanten.

Alle Vorteile von eProcurement auf einen Blick:

  • Automatischer Ablauf von zuvor genau definierten Prozessen
  • Vereinfachung der Bestellprozesse durch die Standardisierung in der Beschaffung.
  • Zeit- & Kostenersparnis: Verkürzung der Beschaffungszeit, da die Systeme 7 Tage, 24 Stunden, unabhängig von Zeitzone und Land verfügbar sind
  • Reduzierung der überproportional hohen Transaktionskosten bei der Beschaffung von C-Teilen
  • Zentrale und sichere Verwaltung von Freigaberegelungen und Genehmigungsprozessen
  • Verkürzung der Genehmigungs- und Prozessdurchlaufzeiten
  • Kosteneinsparungen bei Arbeitszeit und Materialkosten wie Papier, Drucker, Portokosten
  • Schnell und flexibel Angebote recherchieren und Vergleichen
  • Kostentransparenz: Mit allen Produktinformationen und Preisen im Blick muss nicht jedes Mal ein Angebot eingeholt werden.
  • Höhere Datenqualität (z.B. Produktdaten, Produktbilder, …) im Unternehmen, sowie von Lieferanten und weniger Erfassungsfehler
  • Bessere Lieferantenintegration
  • Reporting: Die Daten der Bestellungen können den Einkauf unterstützen.
  • Ausgaben unter Kontrolle: Alle Kosten Ihrer Bestellungen und Aufträge sind in Ihrem Beschaffungssystem immer verfügbar.
  • eProcurement-Systeme sind weder branchen- noch größenabhängig. Sie sind quer über alle Branchen und Unternehmensgrößen einsetzbar.
  • Mehr Zeit um sich auf das Kerngeschäft zu fokussieren.
  • Erhöhung der Planungs- und Versorgungssicherheit
  • Gesteigerter Einsatz von Rahmenverträgen
  • Erhöhung der Markttransparenz
  • Besseres Image durch den Einsatz innovativer Technologien

eProcurement Vorteile

Verschiedene Bereiche, die man durch eProcurement optimieren kann.

 

Was es bei eProcurement zu beachten gilt:

  • Die Pflege des eProcurement-Systems nimmt Zeit in Anspruch.
  • Elektronische Kataloge müssen regelmäßig aktualisiert werden.
  • Mitarbeiter müssen zur Nutzung des Systems eingeschult werden.
  • Sicherstellen der Mitarbeiterakzeptanz und eines sicheren Umgangs im Alltag der Einkäufer.
  • Neue Kompetenzen zur Wartung, Steuerung und Weiterentwicklung des eProcurement-Systems sind nötig.
  • Genaue Definition der Systemanforderungen, damit Schnittstellen optimal verbunden werden können.

 

Voraussetzungen für eProcurement

Notwendige Standards

Miteinander kommunizierende Systeme benötigen technische und organisatorische Anforderungen, damit sie optimal funktionieren:

Produktidentifikation

Eine gemeinsame Identifikationsnummer zwischen Unternehmen und Lieferanten. Hier gibt es internationale Standards wie z.B. EAN, UPC

Klassifikationsstandards

Strukturieren von Produktdaten nach einheitlichen Kriterien für eine einfachere Suche z.B. eCl@ass, UN/SPSC

Nachrichtentypen

Das Format, in dem der Datenaustausch passiert und mit dem alle Beteiligten umgehen können. Z.B. CSV, XML, CSV, IDOC, EDIFACT

Übertragungswege der Transaktionen

Einheitliches Format für Transaktionsdokumente, die direkt von Maschinen verarbeitet werden können. Z.B. FTP, sFTP, FTPs, SMTP (= eMail)

 

Erfahren Sie noch mehr zu eBusiness Standards.

 

Technische Anforderungen

Grundsätzlich wird für eine eProcurement-Lösung ein ERP-System benötigt. Ohne eProcurement-Lösung werden Informationen manuell in dieses System eingegeben. Diese Kommunikation zwischen zwei ERP-Systemen von verschiedenen Unternehmen bildet die Basis jedes eProcurement-Projekts. Es empfiehlt sich auf einheitliche und anerkannte Standards zu setzen. Das erleichtert die Umsetzung und auch den Aufwand bei der Integration einer eProcurement-Lösung in das eigene ERP-System.

Die 2 bekanntesten eProcurement-Lösungen im B2B-Bereich sind

Beide Lösungen können sehr gut miteinander kombiniert werden, um die Geschäftsprozesse eines Unternehmens zu digitalisieren. Beide Anbindungen verbinden Geschäftspartner für den Austausch von Informationen.

 

 

 

 

Wie geht es jetzt weiter?

 

1. Wir haben weiterführende Artikel für Sie:

 

In 4 Schritten zur erfolgreichen Digitalisierung Ihres B2B-Einkaufs

eProcurement-Plattformen - Beschaffungsplattformen

Die Steyr-Werner eBusiness-Lösungen im Überblick

 

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