EDI (Electronic Data Interchange) - rasch und präzise Geschäftsdokumente übermitteln

Beschaffung digitalisieren mit Steyr-Werner EDI-Anbindungen

 

EDI bedeutet für Electronic Data Interchange und ist der Austausch elektronischer Geschäftsdokumente zwischen Steyr-Werner und seinen Kunden in Echtzeit. Ziel einer EDI-Anbindung ist es Prozesse zu automatisieren und manuelle Abläufe zu vermeiden. Das ist mit dem elektronischen Datenaustausch möglich.

  • Mit einer EDI-Anbindung automatisieren sie den kompletten Bestellprozess von der Bestellung, der Kontrolle bis zur Abrechnung.
  • Anrufen/ übertragen von Artikeldaten vom Lieferanten in ihr System
  • Reduzieren sie repetitive manuelle Aufgaben, um Zeit für das Kerngeschäft zu haben.
  • EDI ist der Schlüssel zur Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse
  • Elektronischer Datenaustausch bietet enormes Potenzial, für neue und innovative Wege in ihrem Supply Chain Management

 

EDI

 

So können sie ihre Beschaffungsprozesse bei Steyr-Werner mit einer EDI-Lösung optimieren:

 

Austausch von Geschäftsdokumenten

  • Elektronische Übermittlung der Bestellung an Steyr-Werner
  • Elektronische Auftragsbestätigung von Steyr-Werner an den Kunden
  • Elektronisches Lieferavis von Steyr-Werner an den Kunden
  • Elektronische Rechnung von Steyr-Werner an den Kunden

Wareneingangsmeldung: (Kunden setzen Wareneingangsmeldungen ein, um die eigene Wareneingangsübernahme zu beschleunigen. Wir bei Steyr-Werner setzen Wareneingangsmeldungen ein, um die Übernahme von Warenanlieferungen unserer Lieferanten schneller und effizienter zu gestalten.)

Bereitstellen von Artikeldaten

  • Bereitstellen von Artikeldaten als elektronischer Katalog. Hier wird das mit dem Kunden definierte individuelle Sortiment als statischer elektronischer Katalog vom Lieferanten bereitgestellt. Der elektronische Katalog von Steyr-Werner wird dann direkt im ERP-System des Kunden hinterlegt.

EDI Nutzungsbeispiel

  • Mit einer OCI-Anbindung können ebenfalls Artikeldaten von Kunden direkt beim Lieferanten angefragt werden. Eine Kombination von EDI und OCI bietet viele Vorteile.

EDI und OCI in Kombination

 

Nutzungsmöglichkeiten von EDI-Anbindungen in der Praxis bei Steyr-Werner

EDI-Anbindungen können auf verschiedene Arten eingesetzt werden. Bei Steyr-Werner nutzen 100% unserer Kunden die elektronische Übermittlung der Bestellung mit einer EDI-Anbindung. 52% nutzen die elektronische Auftragsbestätigung, 49% die elektronische Rechnung und 24% ein Lieferaviso.

EDI-Nutzung Steyr-Werner

Eingesetzte Arten von EDI-Anbindungen bei Steyr-Werner Kunden

 

Voraussetzungen für eine EDI-Anbindung

 

1. Ansprechpartner

Wichtig bei der Umsetzung auf unserer Seite ist ein Ansprechpartner beim Kunden. Unser Expertenteam berät sie und unterstützt sie bei der Umsetzung.

2. ERP-System

Die Voraussetzung für eine EDI-Anbindung ist ein ERP-System.

3. Elektronischer Katalog

Mit einem definierten elektronischen Katalog ist eine gemeinsam definierte und gemappte Artikelbasis sichergestellt. Damit können Kunden und Lieferanten die Geschäftsdaten genauso austauschen, dass sie automatisch in den jeweiligen Systemen verarbeitet werden können.

 

Vorteile einer EDI-Schnittstelle zu Steyr-Werner

  • Steigerung der Prozesssicherheit
  • Keine Fehler durch manuelle Dateneingabe
  • Bestellung direkt aus dem ERP-System des Kunden
  • Schneller Bestellablauf
  • Schnellere Abwicklungsgeschwindigkeit
  • Verwaltungsaufwand reduzieren
  • Papier- und Druckkosten reduzieren
  • Verschwendung reduzieren
  • 24/7 erreichbare Services zum Übertragen von Geschäftsdokumenten

 

 

Unterschiede zwischen manuellem und automatischem Ablauf

 

Hier sehen Sie die Unterschiede zwischen der Beschaffung ohne Einsatz von EDI und dem Einkauf mit einer EDI-Anbindung.

 

ohne EDI-Anbindung

  • Fehler durch manuelle Eingabe in unterschiedliche Systeme (Tippfehler, Zahlendreher)
  • Manuelles prüfen aller Positionen einer Auftragsbestätigung des Lieferanten
  • Zeitintensive und repetitive manuelle Erfassung von Daten in mehreren Systemen
  • Keine Info zum Bestellstatus, nur auf Nachfrage, nachtelefonieren
  • Papierbestellung
  • Ausdrucken von Dokumenten zur Kontrolle
  • Prüfen und buchen jeder einzelnen Rechnung
  • Dokumente werden auf verschiedene Wege zugestellt (Mail, Fax, Brief,…)
  • Bestellabwicklung richtet sich an die Arbeitszeiten und die Erreichbarkeit einzelner Personen.
  • Manuelle, oft langsame Freigabe- und Genehmigungsschritte
  • Jeder Schritt muss manuell von Innendienst, Administration, Buchhaltung, Einkauf,… geprüft werden.
  • Auswertungen erst nach Abschluss der manuellen Prüfung und Eingabe ins System.

mit EDI-Anbindung

  • Kein Medienbruch bei der Datenübertragung
  • Prüfung nur mehr bei Abweichungen
  • Automatische Übertagung aller Daten in definierte Systeme. Kein Abtippen mehr.
  • Automatische Info zum Bestellstatus
  • EDIFACT/EANCOM Bestellung
  • Papierloser Prozess
  • Automatisches Verbuchen von Rechnungen ohne Abweichung
  • Dokumente werden rasch übertragen
  • Das System ist 24/7 erreichbar.
  • Automatische Freigabeprozesse und Fehlermeldungen bei Abweichungen
  • Prüfung nur bei Fehlern. Der normale Ablauf ist automatisiert. Buchhaltung, Innendienst und Administration ist entlastet.
  • Auswertungen sind sofort nach Datenübertragung möglich.

 

EDI-Standardformate

Nachrichtentypen/ Transaktionsstandards

  • XML und Derivate wie OpenTRANS, chemXML, ebXML, xCBL, cXML u. a.
  • SAP: Plain SAP-IDOC, SAP-XML
  • VDA/Odette
  • EDIFACT (alle Sprachversionen) CEFIC – Chemische Industrie
  • EANCOM – Konsumgüterindustrie
  • EDIBDB – Baustoffbranche
  • EDIFICE – High Tech Industrie
  • ANSI X.12
  • Satzartenformate
  • alle Freitext-Formate
  • Fortras
  • VDA
  • idoc

Dokumentenformate/ Katalogaustauschformate

  • ORDERS (Bestellung, Angebot)
  • ORDRSP (Bestellbestätigung)
  • DESADV (Lieferavis)
  • INVOIC (Rechnung, Gutschrift)

Wir verwenden etablierte Identifikationsstandards für die Kommunikation von Geschäftsdaten. Mehr Infos zu den Dokumentenformaten auf GS1.at.

Elektronische Rechnungen

Ratgeber und Tipps zur Einführung von elektronischen Rechnungen in strukturierter Form gibt es beispielsweise bei der WKO.

Alternativ bietet Steyr-Werner den Versand von elektronischen Rechnungen als PDF an. Alle Infos zu dieser einfachen und wirkungsvollen Lösung, um Zeit und Ressourcen zu sparen finden sie hier.

PDF Rechnung

Beispiel einer Steyr-Werner Rechnung als PDF

 

Datenaustauschformate

  • http und https
  • FTP und FTP-S
  • POP/SMTP (E-Mail-Übertragung)
  • X.400 via AS2
  • HTTP(S) (Client+Server)
  • SOAP (Client+Server)
  • EDIINT AS1
  • EDIINT AS2
  • WebDAV Client mit SSL
  • C1 OnRamp (Hubwoo, Commerce1)
  • Webservice

Elektronische Übertragung von Dokumenten – mit Sicherheit!

Auf Wunsch übertragen wir alle Dokumente verschlüsselt und elektronisch signiert. In der Praxis und auch unserer Erfahrung nach hat sich die Übertragung via Internet-Protokoll oder E-Mail bewährt.

 

 

4 Fragestellungen für eine Erfolgreiche EDI-Anbindung

  • Definieren der Geschäftsdokumente, welche übertragen werden sollen. (mit Testdokumenten)
  • Das Austauschformat wird festgelegt.
  • Gemeinsam mit dem Kunden fixieren wir den Übertragungsweg und den Zeitpunkt der Übertragung.
  • Referenzieren der betroffenen Artikel für die Übertagung. Die Artikelnummern von Steyr-Werner müssen auf die Artikelnummern des Kunden übersetzt werden, damit beide Systeme verstehen, welche Informationen zu welchen Artikeln übertragen werden.
  • Umsetzung der EDI-Anbindung (Test und Abnahme durch den Kunden)

Eine EDI-Anbindung kann sehr gut mit OCI verbunden werden, um Ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren und beschleunigen. Liesen Sie mehr zur Kombination von EDI und OCI.

 

Arten von EDI-Anbindungen bei Steyr-Werner

Direkte EDI-Anbindung – direkte Verbindung des Steyr-Werner ERP mit dem Kunden ERP

Schnittstelle zwischen Steyr-Werner und dem Kunden um elektronische Geschäftsdaten zu übertagen.

EDU Anbindung direkt

 

Indirekte EDI-Anbindung – über eine eProcurement Plattform

Kommunikation der ERP Systeme findet über eine Plattform statt. Der Kunde hat so für alle Lieferanten die gleiche Benutzeroberfläche.

Indirekte EDI-Anbindung – über eine eProcurement Plattform

 

 

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