Einkauf 4.0: Nicht noch ein Tool...

Wie wir im Einkauf besser mit digitalem Stress umgehen

 

Wir alle kennen es: morgens wird der Laptop hochgefahren, es öffnet sich der firmeninterne Chat. Ein Gif vom Lieblingskollegen und eine Nachricht vom nicht ganz so sehr geliebten Vertriebskollegen, wann denn die Bestellung endlich da sei. Danach ein Blick in die Mails: 23 neue Mails von Lieferanten, Chef und dringende Bestellungen von mehreren Kollegen.

Dabei hat man noch keinen Blick in die ganzen Tools geworfen:

Lager- und Bestandsmanagement Plattformen müssen regelmäßig kontrolliert werden, hinzu kommen Procurement Tools, ERP-System, BI-Tool, Umsatzreporting und Programme zur Budgetkontrolle und Ausgabenmanagement. Vor lauter Systemen hat man manchmal das Gefühl, man sieht den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr.

 

Viele unterschiedliche Systeme können eine Ursache für digitalen Stress sein.

 

Exkurs: Studie Digitaler Stress

Die Fachhochschule Oberösterreich führte 2020 eine Studie zu Facetten als auch Konsequenzen von digitalem Stress am Arbeitsplatz sowie zum Zusammenhang zu personenbezogenen Eigenschaften durch. Dabei wurden Arbeitende in verschiedensten Branchen in Österreich, Deutschland und der Schweiz zu dem Thema befragt. Die wesentlichen Ergebnisse: Prozessautomatisierung an sich erzeugt wenig Stress, die Hauptursache für die Wahrnehmung von digitalem Stress ist das Gefühl, dass digitale Technologien die eigenen Kompetenzen untergraben und man seine Arbeit nicht mehr beherrscht. Je mehr die Befragten sich also selbst einbringen können und in der Lage sind, Herausforderungen zu bewältigen, desto niedriger ist der Stress. Der größte Stressfaktor unter den Befragten war übrigens das Gefühl, dass digitale Technologien ungewollte soziale Normen bewirken. Ein Beispiel dafür ist die (gefühlte) Erwartung, dass E-Mails direkt beantwortet werden müssen. Quelle: Riedl et al. (2020): Digitaler Stress (Stand 23.02.2021).

 

Future Proof: Einkauf 4.0

Auch wenn die eingangs beschriebene Szene vielleicht etwas überspitzt ist und der Einkauf in vielen Unternehmen noch nicht ganz so digital aufgestellt ist wie beispielsweise der Vertrieb, das Marketing oder die Buchhaltung, sind Tools im modernen Einkauf nicht mehr wegzudenken.

Nur wenn Unternehmen die Digitalisierung im Einkauf vorantreiben, bleiben sie auf lange Sicht wettbewerbsfähig und für die Zukunft gerüstet. Um die Übersicht zu bewahren und Prozessschritte zu automatisieren, ist die Verbindung von Systemen, nahtlose Kommunikation und Datenübertragung eine wichtige und sinnvolle Unterstützung.  

Die Folgen, wenn Einkaufsabteilungen nicht auf Digitalisierung setzen: sich wiederholende und leicht zu standardisierende Tätigkeiten wie Preisanfragen, Einkaufsverhandlungen und Rechnungsläufe werden manuell durchgeführt. Daten müssen eingetragen werden, Excel-Listen werden herumgeschickt und miteinander gematched. Mit all diesen Tätigkeiten geht viel Arbeitszeit verloren, die weit sinnvoller genutzt werden kann.

Gerade bei den sogenannten C-Teilen ist der Kosten-Nutzen Effekt besonders hoch. C-Teile in Unternehmen umfassen nur ca. 20% des gesamten Einkaufsvolumens, der Beschaffungsaufwand (Anteil der Bestellungen, Lieferantenanzahl) liegt jedoch bei 80%. Digitalisiert und automatisiert man die C-Teile Beschaffung nicht, führt dies zu extrem hohem Aufwand im Beschaffungsprozess und damit zu mangelnder Produktionseffizienz.

Lesen Sie alles über die Kostenfaktoren in der Beschaffung, die C-Teile verursachen.

 

Das kann leicht vermieden werden! In folgenden Bereichen unterstützen uns Softwarelösungen im Einkauf:

1. Automatisierung von Bestellprozessen
2. Monitoren des Lagerbestands inkl. automatisierter Nachbestellung
3. Nachverfolgung von Genehmigungen
4. Reports und Datenanalyse, z.B. Verbrauchsmengen in bestimmten Perioden
5. Budget- und Ausgabenkontrolle
6. Schnittstellen zu anderen Tools (zum Beispiel Wareneingang, Finanzabteilung)

Tools können Ihnen Ihren Einkaufsalltag in vielen Bereichen erleichtern.

 

Nur: Wie schaffen wir es, dass die Tools wirklich uns in unserer täglichen Arbeit unterstützen und nicht wir im digitalen Dschungel verloren gehen?

 

 

So behalten Sie die Übersicht und nutzen Einkaufstools zu Ihrem Vorteil

Wir haben für Sie die wesentlichen 5 Punkte herausgearbeitet, wie Sie mit digitalen Tools arbeiten und dabei gleichzeitig den Nutzen maximieren und den Stress minimieren können.

✔ Time Boxing:
Reservieren Sie sich feste Zeitblöcke (Timeboxes) für Ihre Aufgaben. Davor sollten Sie festlegen, was Sie zu Ende der Aufgabe erreicht haben wollen. Ein Beispiel: Statt mehrmals am Tag in einem Dashboard herumzuklicken, überlegen Sie sich vorab, welche Werte für Sie relevant sind, wie viel Zeit Sie für die Auswertung des Reports aufwenden wollen und welche Handlungen Sie aus den Daten ableiten werden.

✔ Usability:
Achten Sie bei der Auswahl Ihres Tools neben den Funktionen auf eine hohe Benutzerfreundlichkeit (Usability). Es nützt nichts, ein Tool mit umfassenden Funktionen zu kaufen, wenn die Bedienung so komplex und umständlich ist, dass Sie und Ihre Mitarbeiter dieses nur widerwillig bedienen und lange Einschulungen nötig sind.

✔ Rollenvergabe:
Sie müssen nicht alles selbst machen. In vielen Tools kann teamübergreifend zusammengearbeitet werden und Aufgaben können vergeben werden. Mit Freigabeprozessen haben Sie trotzdem immer die Kontrolle über Ihre Einkäufe.

✔ Datengetriebene Entscheidungen:
Behalten Sie den Überblick und treffen Sie datengetriebene Entscheidungen. Setzen Sie sich klare Ziele und setzen Sie die Reports in einen zeitlichen Bezug (z. B. Vergleich mit dem Vormonat / Vorjahr).

✔ Offen sein gegenüber Neuem:
Probieren Sie Demoversionen von Tools aus und lassen Sie sich beraten. Danach können Sie immer noch entscheiden, ob das Tool Ihnen den Arbeitsalltag erleichtert und Sie es künftig nutzen möchten.

 

Einkauf 4.0 mit Kanban Management

Überzeugt digitale Lösungen im Einkauf auszuprobieren? Dann hätten wir da einen Vorschlag wie Sie Ihre C-Teile Beschaffung vereinfachen, automatisieren und somit nachhaltig Kosten sparen können: das neue Tool Kanban Management. Direkt angebunden an Ihr Kanban System, erhalten Sie umfangreiche Informationen zu Ihrem Kanban-System in wenigen Klicks und können die Daten schnell und einfach verwalten. Vereinbaren Sie gleich einen Termin und lassen Sie sich das Tool von unseren Experten zeigen!

Die Vorteile von Kanban Management:

✔ Umfangreiche Informationen zu Ihrem Kanban-System in wenigen Klicks.

✔ Schnelle Anpassung der Behälterfüllmenge im  Kanban-Management.

✔ Artikel- und Behälterübersicht über mehrere Standorte auf einen Blick.

✔ Keine Software-Installation erforderlich. Sie erreichen das Kanban-Management über einen Internetbrowser.

✔ Zugriff auf tagesaktuelle Daten.

✔ DEXIS Austria Eigenentwicklung auf Basis von jahrelanger Erfahrung mit RFID-Technologie.

✔ Laufende Updates und Funktionserweiterungen.

✔ Einsatz neuester Web-Technologien unter Einhaltung höchste Sicherheitsstandards.