Elektronische Kataloge für effizientes Einkaufen von technischen Produkten
Das Fundament aller E-Business-Lösungen!
Ein elektronischer Katalog ist ein digitales Verzeichnis von Produkten in einem von Ihnen definierten Format und Inhalt. Jeder elektronische Katalog wird kundenindividuell erstellt und beinhaltet
- ein kundenindividuelles Sortiment
- detaillierte Produktbeschreibungen (Beschreibungen, Datenblätter, Bilder, zusätzliche Informationen wie Klassifikationen)
- individuelle Preise
Jeder elektronische Katalog wird in einem mit Ihnen definierten Austauschformat erstellt und für ihren Anwendungsfall zur Verfügung gestellt.
Ein elektronischer Katalog besteht aus strukturierte Produktdaten, Bildern, individuellen Preisen pro Kunde, einer Klassifizierung und ist die Basis für die elektronische Beschaffung (E-Procurement) und Anbindung an elektronische Marktplätze.
Arten von elektronischen Katalogen
Ein elektronischer Katalog ist ein digitales Verzeichnis von Produkten in einem von Ihnen definierten Format und Inhalt. Es gibt grundsätzlich zwei Arten von elektronischen Katalogen.
Statische elektronische Kataloge
Statische elektronische Kataloge sind Dokumente mit Produkt- und Preisinformationen (z.B. Name, Artikelbeschreibung, Preis) die den Kunden zur Verfügung gestellt werden.
Für die Übertragung von statischen Katalogen gibt es Standardformate, so genannte E-Business Standards. Z.B. BMEcat oder das von SAP Ariba entwickelte CIF-Format.
Statische elektronische Kataloge aktualisieren sich nicht automatisch und müssen daher regelmäßig bei Änderungen und Anpassungen aktualisiert und von Einkäufern geprüft und freigegeben werden. Z.B. Sortimentserweiterungen, Preisänderungen, …
OCI-Kataloge/ PunchOut-Kataloge
Über OCI-Kataloge (auch PunchOut-Kataloge oder schlichtweg Online Shops genannt), werden ebenfalls Artikelinformationen für Kunden zur Verfügung gestellt. Der DEXIS Austria Online Shop ist in seiner Art ein dynamischer elektronischer Katalog. Dynamisch deshalb, weil sich Sortiment, Verfügbarkeit und Preise sich regelmäßig aktualisieren. Der DEXIS Austria Online Shop kann in die Beschaffungssysteme von Kunden integriert werden. Dabei wird das OCI-Format oder das SAP Ariba-spezifische cXML-Format verwendet.
Der Vorgang des Zugriffs vom ERP-Systems des Kunden auf den Onlineshop des Lieferanten (auch externer Produktkatalog, PunchOut-Katalog, OCI-Katalog genannt) wird mit dem Fachbegriff “PunchOut” bezeichnet.
Vorteile von elektronischen Katalogen
- Individuelles Produktportfolio
- Klare Produkt- und Lieferantenzuordnung
- Individuelle Zusatzinformationen
- Einfacherer Beschaffungsprozess mit weniger/ohne Medienbruch
- Mit einem elektronischen Teilekatalog erhalten Kunden klar strukturiert Produktdaten zum DEXIS Austria Sortiment in einer Datei.
- Bestellung direkt aus ihrem System
- Schneller Bestellablauf (Nachschlagen im elektronischen Katalog statt Angebote Anfragen)
- Schnellere Abwicklungsgeschwindigkeit
- Verwaltungsaufwand reduzieren
- Papier- und Druckkosten reduzieren
- Verschwendung von Papier reduzieren
- Weniger Fehler bei der Dateneingabe
- fehlerfreie Übertragung der Produktdaten und Reduzierung von fehlerhaften Bestellungen
- Die Qualität der Stammdaten für Kunden verbessern sich.
Das ist bei elektronischen Katalogen zu beachten - Unterschiede zwischen statischen Katalogen und OCI-Katalogen:
- Bei statischen elektronischen Katalogen aktualisieren sich Informationen nicht automatisch.
- Einkaufspreise sind bei statischen elektronischen Katalogen nicht tagesaktuell und können bei älteren Katalogen nicht mehr stimmen. Das verursacht einen höheren Aufwand in der Buchhaltung. Bei OCI-Katalogen hat der Kunden Zugriff auf Live-Preise im Online Shop des Lieferanten.
- Wenn neue Artikel ins Sortiment eines statischen Katalogs aufgenommen werden, muss der ganze Katalog neu erstellt werden. Das ist Aufwand für den Lieferanten, der den Katalog neu erstellen muss und für den Kunden, der den Katalog in sein System einspielen muss. Dieser Vorgang ist bei einem OCI-Katalog nicht nötig.
- Die Verwaltung des elektronischen Katalogs ist für Kunden teilweise komplex und bedarf entsprechendes Know-How für die Verwaltung. (= Katalogmanagement) Alternativ werden die Daten von elektronischen Katalogen über eine E-Procurement Plattform aktualisiert. Der Aufwand liegt hier beim Lieferanten und der Plattform, nicht beim Kunden. Bei OCI-Katalogen hat der Kunden über den Online Shop des Lieferanten immer Zugang zu aktuellen Artikel- und Preisinformationen.
Voraussetzungen für den Einsatz von elektronischen Katalogen
Damit 2 Geschäftspartner Dokumente automatisiert und ohne Medienbruch austauschen können, ist es wichtig die gleiche Sprache zu sprechen. Die Basis dafür sind E-Business Standards.
Unterschiede zwischen manuellem und automatischem Ablauf
Hier sehen Sie die Unterschiede zwischen der Beschaffung ohne Einsatz eines elektronischen Katalogs und dem Einkauf mit einem elektronischen Katalog.
ohne elektronischem Katalog
- Manuelles Eintippen von Bestellungen
- Blättern in verschiedenen gedruckten Katalogen, um Artikel zu finden
- Einholen von Angeboten
- Nur Lieferantenkatalog
- Jahreskataloge, die schnell veralten
- Keine individuellen Preise bzw. mit Beiblatt
mit elektronischem Katalog
- Artikeldaten werden automatisch übertragen.
- Schnelles Nachschlagen und Suchen
- Individuelle Einkaufspreise und Einkaufskonditionen auf Abruf
- Mehr Informationen auf einen Blick, mit multimedialen Inhalten und Details
- Schnell verfügbar und aktuell
- Individuelle Preise direkt am Artikel
Beispiele für den Einsatz von elektronischen Katalogen in der B2B-Praxis
Die Ziele beim Einsatz von elektronischen Katalogen sind:
- Prozesskosten zu sparen und Effizienz zu steigern.
- Einkaufsvorgänge und Genehmigungsschritte sollen innerhalb eines Unternehmens möglichst ohne Medienbruch passieren.
- Die Einkaufsprozesse sollen standardisiert und die operativen Tätigkeiten (z.B. Anfragen per E-Mail, Bestellungen eintippen, Lieferstatus per Telefon anfragen, …) minimiert werden .
- Automatische Übermittlung der Bestellung an den Lieferanten, sowie weiterer automatischer Austausch.
Ersatz von Papierkatalogen mit einem elektronischen Teilekatalog
Auf Kundenseite wird der Katalog über beispielsweise einen Katalog-Server den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt. Hier können die Produkte recherchiert und ausgewählt werden. Die ausgewählten Artikel werden für die Bestellerfassung ins ERP-System übertragen. Dazwischen können verschiedene Genehmigungsschritte, Freigaberegelungen, Zugriffseinschränkungen und auch ein eProcurement-System integriert sein. Die Benutzung des von DEXIS Austria zur Verfügung gestellten Katalogs ist von Kunde zu Kunde unterschiedlich und hängt von den technischen und organisatorischen Gegebenheiten ab.
Beispiel einer Verwendung eines elektronischen Katalogs. Der Kunden erhält den elektronischen Katalog direkt vom Lieferanten DEXIS Austria.
Die Verwaltung von elektronischen Produktkatalogen nennt man Katalogmanagement. Zu den Hauptaufgaben des Katalogmanagements gehört die Überprüfung und Genehmigung von Produktkatalogen, die von Lieferanten wie DEXIS Austria bereitgestellt wurden.
Integration in eine eProcurement-Plattform/ Beschaffungsplattform
Die Ausgangsbasis ist ein definiertes Sortiment, dass dem Kunden in einem individuellen, statischen elektronischen Katalog über eine Beschaffungsplattform zur Verfügung gestellt wird. Das Katalogmanagement kann hier vom der eProcurement-Plattform und dem Lieferanten übernommen werden, sodass der Kunde damit keine Arbeit hat.
DEXIS Austria selbst setzt elektronische Kataloge für den DEXIS Austria Onlineshop und für Produktlistungen auf Marktplätzen wie z.B. Mercateo ein. Elektronische Kataloge sind das Herzstück jeder eBusiness-Lösung. Durch unsere jahrelange Erfahrung bei eBusiness-Projekten beraten wie sie gerne bei der Umsetzung ihres Projekts.
